Документообіг

Альфа-версія

Простір будується поетапно: зараз у ньому вхідні й вихідні листи з візуванням і підписом директора. Договори з'являться в наступних оновленнях.

Простір «Документообіг» — для вхідних і вихідних листів, погоджень і, згодом, договорів. Відкривається табом «Документообіг» у шапці (на телефоні — через перемикач просторів).

Чекає на мене

Стартова сторінка простору. Тут не всі документи, а лише ті, що чекають саме вашої дії. Кількість таких документів видно на вкладці «Документообіг» у шапці та біля пункту меню «Чекає на мене».

Вкладка	Що в ній
Моя дія	Документи, де чекають саме на вас
Чекаю на інших	Листи, за які ви відповідальні, на візуванні — видно, скільки віз зібрано («Візи 1/3»)
Прострочене	Справи з минулим строком, де ви відповідальний; юрист бачить усі прострочені

Клік по документу в черзі відкриває його справу — там видно весь хід роботи й поле вашої дії. Сповіщення про лист (дзвіночок) ведуть туди ж.

Колонка «Що зробити» каже дію, а не статус:

Дія	Коли
Завізувати	Ви візувальник за скриптом, а нову версію листа ще не завізували
Підписати	Ви директор УК, а лист «Готовий до підпису» — усі візи зібрано
Нова версія	Ви відповідальний, а версію листа заперечили
Відправити	Директор підписав лист, ви відповідальний
Підготувати відповідь	Ви відповідальний за справу, а відповіді ще немає

Вхідні

Журнал вхідної кореспонденції: номер ВХ, дата, відправник, тема, ТОВ-одержувач, відповідальний, строк відповіді й статус. Бачать усі співробітники з доступом до простору. Над таблицею — фільтри за статусом (зокрема «Прострочено» — строк відповіді минув) і за ТОВ. Прострочений строк підсвічується червоним.

Зареєструвати вхідний лист

Кнопка «+ Зареєструвати» — для юриста (право реєстрації вхідних).

1. Скан або файл листа — перетягніть у ліву частину або натисніть, щоб обрати. PDF, фото, Word, Excel чи лист з пошти, до 10 МБ. Лист з електронної пошти не друкують — вкладають файлом. Скан одразу показується поруч, щоб переписувати реквізити, дивлячись на лист. За потреби додайте додатки.
2. ТОВ-одержувач — ТОВ групи або «Загальний · УК». Вибір обовʼязковий. Після реєстрації ТОВ не змінюється: від неї залежить номер.
3. Відправник — почніть вводити назву або ЄДРПОУ: під полем зʼявляться підказки з довідника контрагентів. Немає потрібного (невідома організація, абонент зі скаргою) — останній рядок «+ Додати „назва“» одразу заводить заготовку лише з назвою, без окремої форми. Реквізити заготовки дописують потім у довіднику «Контрагенти». Якщо така назва вже є, обирається наявний контрагент, а не дубль. Хто підписав — людина цього контрагента: список показує лише тих, хто там зараз працює. Немає потрібної — «+» поруч: прізвище, посада, телефон чи email, і вона одразу з'явиться в довіднику «Особи». У реквізитах листа людина лишається з тією посадою, яку мала на момент листа.
4. № і дата відправника, тема, вид листа, канал, місце оригіналу.
5. Скрипт. Під реквізитами видно, який скрипт підходить до листа: хто відповідальний, хто візує вихідні й який строк. Не підійшов жоден — діє базовий скрипт. Якщо в скрипті відповідь обовʼязкова, вимкнути «Потрібна відповідь» не можна. Відповідального й строк скрипт задає сам; вручну їх питають, лише коли скрипт їх не задає (наприклад, базовий ще не налаштовано).
6. Зареєструвати. Номер ВХ присвоюється автоматично: окрема нумерація для кожної ТОВ і для загальних документів УК. Відкривається справа, і скрипт копіюється в неї; відповідальні отримують сповіщення.

Статус	Коли
Зареєстровано	Лист зареєстровано, відповідь не потрібна
Готується відповідь	Потрібна відповідь, є відповідальний
Опрацьовано	Справу закрито — сама (усі відповіді відправлено) або вручну

Картка документа

Картка — це довідка про лист: його файли з усіма версіями, реквізити, візи й історія. Працюють із листом у його справі — відповідь, візи, підпис, відправка й закриття роблять там (див. Візування в справі). Картка відкривається з журналу (номер або кнопка з оком) і зі справи — кнопкою з номером листа або «Відкрити документ».

• Угорі — тема, статус, строк справи, ТОВ і посилання на справу; праворуч кнопки «Додати файл», «Редагувати реквізити» (кожен бачить лише доступні йому) і «Працювати в справі».
• Ліворуч — файли документа: скан, чернетки, додатки й усі їхні версії. PDF і фото переглядаються прямо в картці, інші формати — кнопкою «Завантажити».
• Праворуч — вкладки Візи (для вихідного: хто візує поточну версію і хто вже завізував), Реквізити та Історія — незмінний журнал усього, що відбувалось із документом, разом із коментарями.

Хто	Що може
Юрист (реєстрація вхідних)	Правити реквізити вхідного, перепризначати відповідального й строк справи
Відповідальний за справу	Додавати файли й коментарі, готувати вихідні
Візувальник, директор	Коментувати вихідні справи, класти нові версії, візувати (директор — підписувати)
Усі інші	Переглядати лист, його файли й історію

Вихідні

Журнал вихідних листів. Колонка «Візи» показує, скільки віз зібрано на поточній версії («1/3»). Номер ВИХ з'являється в момент підпису директора УК — до того в колонці номера стоїть «чернетка». Фільтри — за статусом (зокрема «Готовий до підпису» — для директора) і ТОВ.

Новий вихідний лист

Відповідь на вхідний готують у його справі: «Чернетка відповіді» в полі дії або «Відповісти листом» угорі справи — ТОВ, адресат і тема підставляться, а відповідь привʼяжеться до вхідного. Створити лист у справі може її відповідальний або директор. Кнопка «+ Новий лист» у журналі — для листа без вхідного: він відкриває нову справу за базовим скриптом.

1. Чернетка листа — Word або PDF.
2. Від імені — ТОВ або «Загальний · УК».
3. Адресат — підказки з довідника або «+ Додати „назва“»; Кому (особа) — людина цього контрагента. У відповіді на вхідний підставляється той, хто підписав вхідний, якщо він досі там працює.
4. Тема, вид листа, спосіб відправки.
5. Надіслати на візування — чернетка одразу стає версією v1, і всі візувальники за скриптом справи отримують сповіщення. Далі з листом працюють у справі.

Візування й підпис

Хто візує, задає скрипт справи: посада й, за потреби, конкретні особи. Якщо особу не вказано — візує будь-хто один із цієї посади.

• Порядку немає. Усі візують паралельно, коли зручно.
• Віза — на конкретну версію. На погодженні завжди одна версія.
• Візувати — ваша віза стає на поточну версію. До підпису директора її можна відкликати.
• Заперечити — коментар обовʼязковий. Версія виходить із погодження, візи на неї скасовуються, усі отримують сповіщення. Заперечити можна будь-коли до підпису — і після власної візи.
• Нова версія — після заперечення її може завантажити будь-хто з учасників: відповідальний, візувальник чи директор. Усі отримують сповіщення й візують заново. Поки поточну версію не заперечили, нову не додати.
• Коли зібрано всі візи — лист «Готовий до підпису», директор отримує сповіщення.

Директор УК не візує — він підписує. Підписати можна з будь-якою кількістю віз. «Підписати» лише питає підтвердження — жодних полів. Щоб підписати власну редакцію, директор заперечує поточну версію, завантажує свою як нову й підписує її. Номер ВИХ присвоюється в момент підпису. Після підпису лист заморожено: нових версій, віз і заперечень більше не буде — його лише відправляють.

Підписаний лист відповідальний позначає «Відправлено» (спосіб і номер накладної). Непотрібний лист відповідальний або директор може скасувати до підпису — з причиною; лист лишається в справі історією.

Статус	Коли
Чернетка	Версії на погодженні немає — заперечили, чекаємо нову
На візуванні	Поточну версію візують; «Візи» — скільки зібрано
Готовий до підпису	Усі візи на поточну версію зібрано
Підписано	Директор підписав, присвоєно номер ВИХ
Відправлено	Відмічено відправку
Скасовано	Лист не потрібен; закрито без відправки

Справи

Кожен вхідний лист при реєстрації відкриває справу з номером СПР-… і темою листа, а скрипт копіюється в неї: відповідальний, візувальники вихідних, строк і чи обовʼязкова відповідь. У справу потрапляє все, що з листа виросло: відповіді, їхні версії, візи й коментарі. Паперовий оригінал потім іде в архів усією справою.

• У картці документа поруч зі статусом — посилання «Справа СПР-…».
• Справи в меню — журнал усіх справ: номер, назва, ТОВ, скільки документів, дата відкриття, місце зберігання й статус.
• На сторінці справи під заголовком — статус, відповідальний, строк (прострочений — червоним) і, для відкритої справи, «чекає: хто · що» — наприклад, «чекає: Заступник директора · віза» або «чекає: Директор · підпис».
• Праворуч угорі — кнопка вхідного листа («ВХ-0012 · вхідний»): перехід у його картку.

Вкладки листів

В одній справі може бути кілька вихідних листів — і в кожного свій ланцюжок погоджень. Тому під заголовком справи — рядок вкладок:

• «Уся справа» — усі події всіх листів, коментарі й записи справи за часом.
• Вкладка кожного вихідного — тема листа і його статус («Чернетка», «На погодженні», «На доопрацюванні»…). Крапка поруч означає, що в цьому листі чекають саме на вас. Відкрита вкладка підсвічена рамкою.
• «+ Вихідний лист» — останньою в рядку: новий вихідний у цю справу; після збереження він одразу відкривається своєю вкладкою.

Етапи листа — окремою смугою під вкладками: Чернетка → Візи → Підпис директора → Відправка. Пройдені позначено ✓ зеленим, поточний ● підсвічено, заперечену версію ↩ — червоним; над смугою підсумок, наприклад «Версія v2 на візуванні — 1 з 3 віз». У «Усій справі» смуга показує по рядку на кожен вихідний.

У вкладці листа праворуч — тільки його ланцюжок: версії, візи, заперечення, коментарі. Тут же ваші дії саме з цим листом.

Що відкривається, коли заходите в справу: вкладка листа, де чекають на вас (якщо таких кілька — найстаріший); інакше — «Уся справа». Посилання зі сповіщення й кнопка «Працювати в справі» в картці вихідного ведуть одразу на вкладку цього листа.

Ланцюжок

Сторінка справи показує хід роботи подія за подією, а не просто список листів. Усе, що сталося з листами справи, іде по черзі за часом:

Подія	Що видно
ВХ-… зареєстровано	тема, відповідальний, застосований скрипт; скан листа
Чернетка v1 — на візування	перша версія листа
Завізовано vN / Віза з vN відкликана	хто й коли
Заперечено vN — чекаємо нову версію	виділено червоним, із коментарем
Нова версія vN — візують заново	номер версії й коментар того, хто її поклав
Усі візи зібрано — готовий до підпису
Підписано директором, присвоєно ВИХ-…	спосіб підпису
Лист відправлено / Лист скасовано	спосіб і номер накладної / причина
Запис до справи, Коментар до листа, додані файли	текст і файл
Справу закрито / передано в архів	коли й хто закрив

Сторінка поділена на дві колонки: праворуч — ланцюжок, ліворуч — деталі обраної події.

• Клік по події показує ліворуч, хто й коли її зробив, коментар повністю та файл у тій версії, якої стосується подія: для заперечення — саме ту версію, яку заперечили; для нової версії — нову; для реєстрації вхідного — скан. Біля події в ланцюжку стоїть позначка версії («v1», «v2»).
• «Відкрити документ» у деталях веде в картку листа — там усі версії, реквізити й повна історія.
• Спершу обрана остання подія. Обрана подія — у адресі сторінки: посилання можна переслати колезі, у нього відкриється та сама подія.
• На широкому екрані сторінка справи не прокручується цілком: деталі й перелік подій гортаються кожен у своєму блоці, а ваша дія й поле «Написати в справу…» завжди видно внизу правої колонки. Перелік сам стає на останню подію.
• На телефоні колонки стають одна під одною: спершу ланцюжок, під ним деталі; після вибору події сторінка сама прокручується до деталей.

Візування в справі

Те, що зараз можете зробити саме ви, стоїть останнім пунктом ланцюжка — підсвіченим, із кнопками. Він завжди внизу, над полем для тексту.

Хто ви	Пункт ланцюжка	Кнопки
Відповідальний за справу, відповіді ще немає	«Ваша черга: підготуйте відповідь на ВХ-…»	«Чернетка відповіді» — оберіть файл, і відповідь одразу піде на візування. «Змінити реквізити» відкриває повну форму листа
Візувальник	«Потрібна ваша віза» зі списком віз версії	Візувати · Заперечити (причина обовʼязкова); після своєї візи — Відкликати візу
Директор УК	«…ваш підпис»	Підписати (лише підтвердження) · Заперечити
Учасник, коли версію заперечили	«Версію заперечено — завантажте нову»	Завантажити нову версію
Відповідальний, коли лист підписано	«Підписано — відмітьте відправку»	Відмітити відправку (спосіб і номер накладної)

Відповідальний і директор бачать поруч «Скасувати лист» — до підпису. Кожна дія одразу стає подією ланцюжка. У картці листа цих дій немає — там лише файли, реквізити й історія.

Якщо на вхідний не потрібна відповідь, а відповісти все ж треба — кнопка «Відповісти листом» угорі справи.

Поле під ланцюжком

Під ланцюжком — поле, як у чаті: текст, файл і «Відправити».

• Запис до справи. Напишіть текст і/або додайте файл кнопкою «Додаток» — «Відправити» покладе це окремим записом у ланцюжок. Текст листа від цього не змінюється. Кнопка «Нова версія» у вкладці листа видна завжди; коли додати версію не можна (на погодженні вже є версія, лист підписано чи скасовано), вона вимкнена, а наведення показує чому — наприклад, «спершу заперечте поточну».
• Нова версія. Після заперечення будь-хто з учасників обирає файл кнопкою «Нова версія», пише, що змінив, і натискає «Відправити». Файл стає новою версією на візуванні, текст — коментарем до неї.

Перед відправкою файл можна прибрати хрестиком. За один раз іде або запис, або нова версія.

Запис до справи

Як коментар у картці Бітрікса: сюди пишуть те, що стосується справи загалом, а не конкретного листа — «подзвонив, оригінал надішлють поштою», довідку, фото, службову записку. Запис зʼявляється в ланцюжку окремою подією, з автором і часом; клік показує його ліворуч разом із файлом.

• Писати можуть юрист і учасники справи: відповідальний, візувальники за скриптом, директор, автори листів. Інші бачать записи, але поля в них немає.
• Коментар до листа пишіть у вкладці цього листа: він лягає в ланцюжок саме цього листа (а в «Усій справі» — з позначкою, до якого листа). У «Усій справі» поле «Написати в справу…» — запис до справи загалом.

Дія	Хто	Коли
+ Вихідний лист (у рядку вкладок)	Відповідальний за справу або директор	Ще один вихідний лист у цю справу
— (автоматично)	Система	Усі вихідні справи відправлені або скасовані, і хоча б один відправлено — справа закривається сама, вхідний стає «Опрацьовано»
Закрити справу	Відповідь не обовʼязкова — відповідальний або директор, коли листів у роботі немає. Відповідь обовʼязкова — лише адміністратор (право закривати справи)	Хто й коли закрив, видно в реквізитах і ланцюжку справи
Передати в архів	Юрист	Справа закрита; обовʼязково вкажіть місце зберігання (шафа, полиця, коробка)

Статус справи	Що означає
Відкрита	Листування триває
Закрита	Усе відправлено або закрито вручну; строк справи більше не тече. Якщо в справу додадуть новий лист, вона знову стане відкритою
В архіві	Паперова справа на зберіганні; нових документів у неї не додають

Новий вихідний без вхідного (ініціативний): у полі «Справа» оберіть «Нова справа» або одну з відкритих справ.

Скрипти

Довідники → Скрипти — для директора (право налаштування скриптів). Скрипт каже, хто відповідальний за справу, хто візує її вихідні листи, який строк і чи обовʼязкова відповідь — залежно від того, хто написав і що за лист. Наприклад:

• Акт звірки з постачальником: постачальник · бухгалтерія → відповідальний — бухгалтер; візують юрист і заступник; строк 10 днів.
• Запит органу влади: орган влади · будь-який лист → відповідальний — юрист; візують системний адміністратор (конкретна особа) і заступник; строк 5 днів.

Поле	Що означає
Хто написав	Вид контрагента-відправника: постачальник, орган влади, покупець… «Будь-хто» — не зважати
Вид листа	Бухгалтерія, договір, скарга… «Будь-який» — не зважати
ТОВ	Лише для листів цієї ТОВ; «Будь-яка» — для всіх
Відповідальний (посада) і особи	Хто готує вихідні справи. Особи не вказано — будь-хто з посади
Строк, днів	Скільки календарних днів від реєстрації вхідного дається на всю справу — до відправки останнього листа або закриття. Порожнє — строк вказують під час реєстрації
Відповідь обовʼязкова	Увімкнено — на лист треба відповісти: вимкнути це не можна, а вручну таку справу закриває лише адміністратор. Вимкнено — чи потрібна відповідь, вирішують під час реєстрації
Візи вихідного	Рядки «посада + особи». Особи не вказано — візує будь-хто один із посади. Посаду директора УК додати не можна: він підписує, а не візує
Скрипт діє	Вимкнений скрипт нові листи не підхоплюють

Якщо до листа підходять кілька скриптів, спрацьовує той, у якого задано більше умов. Не підійшов жоден — діє базовий скрипт: він стоїть першим у списку, без умов; його не видаляють і не вимикають, лише налаштовують. Скрипт копіюється в справу в момент реєстрації: правка скрипту діє лише для нових справ.

Довідники

Довідник	Що в ньому
Організації	ТОВ групи, від імені яких видаються й на які надходять документи. Це той самий довідник «Організації», що й на складі: реквізити й підписант заповнюються один раз
Контрагенти	Усі, з ким листуємось і укладаємо договори. У кожного — один або кілька видів: постачальник, замовник, підрядник, орган влади, платіжна система, інше. Реквізити: ЄДРПОУ / ІПН, ІПН платника ПДВ, IBAN і банк, юридична й поштова адреси; телефон і email самої організації. У картці контрагента (кнопка з оком) — блок «Люди»: хто зараз там працює, на якій посаді, з телефоном і email. Контрагенти, додані просто з листа, позначені «Заповнити»; фільтр «Заготовки — заповнити» над таблицею показує лише їх. Збережіть картку з реквізитами — позначка зникне
Особи	Люди контрагентів: ПІБ, телефони й email (скільки завгодно, з приміткою «робочий», «особистий»), місця роботи з посадами
Скрипти	Відповідальний, візувальники, строк — див. Скрипти
Посади контрагентів	Каталог посад людей у контрагентів: «Слідчий», «Головний бухгалтер». Це не посади вашої компанії — ті ведуться у «Структурі»

Особи й місця роботи

Одна людина може працювати в кількох організаціях одночасно, а в однієї організації — кілька людей. Тому особа — окремий запис, а «де працює» — її місця роботи.

1. «+ Додати» на сторінці «Особи» — ПІБ, контакти («+ Контакт» додає рядок) і, за потреби, перше місце роботи: організація, посада, дата початку. Бракує організації чи посади — кнопка «+» поруч із полем додає нову, не виходячи з форми.
2. Відкрийте особу (кнопка з оком) — у картці видно всі місця роботи, поточні зверху.
3. Людина змінила роботу — «Перевести» біля поточного місця: оберіть нову організацію, посаду й дату переходу. Старе місце закривається цією датою й лишається в історії, тож у старих листах людина й далі з тією посадою, яку мала тоді.
4. Людина звільнилась — «Закрити» і остання дата роботи. «+ Місце роботи» додає ще одне місце без закриття поточного (сумісництво).

Контрагенти й склад

Контрагенти — спільний довідник із «Постачальниками» складу. На складі у полі «Постачальник» пропонуються лише контрагенти виду «Постачальник» — орган влади чи платіжна система в закупівлю не потраплять.

Додавати й змінювати записи довідників може роль із правом редагування довідників.

ТОВ і загальні документи

Документ може належати конкретному ТОВ або бути загальним — тоді в колонці ТОВ стоїть «Загальний · УК» (документ рівня керуючої компанії). Журнали показують документи всіх ТОВ.