Інвентаризація складу

Інвентаризація — звірка фактичних залишків на складі з даними системи.

Доступ: адміністратор, комірник (проведення); менеджер (погодження).

Серійні товари інвентаризуються не кількістю

Залишок серійного товару система тримає поштучно: кожна одиниця має свій номер і свою комірку. Тому «фактично 3 шт» нічого не каже — незрозуміло, яких саме одиниць бракує або звідки взялись зайві.

Якщо в інвентаризації є позиція серійного товару з розбіжністю, погодження відхиляється з поясненням. Розбіжність по серійниках звіряють у розділі Серійний облік — по конкретних номерах.

Кабель відрізками — так само не кількістю

Залишок кабелю з обліком відрізками система тримає побухтово (сума довжин наявних бухт = залишок). Кількісне коригування без конкретних бухт зламало б цю рівність, тому інвентаризаційна розбіжність по такому товару теж відхиляється при погодженні. Звіряйте кабель у розділі «Відрізки» — по конкретних бухтах.

Покрокова інструкція

1. Створити інвентаризацію

1. Інвентаризація → + Нова інвентаризація.
2. Оберіть Склад (обов'язково), за потреби вкажіть Дату і Нотатки.
3. Натисніть Створити — система сформує список позицій з обліковою кількістю (документ ІНВ-XXXX, статус «Відкрита»).

Облікова кількість — із реального залишку складу

«Облікова кількість» береться з фактичного залишку системи, який враховує усі операції по товару — надходження, видачі, повернення, зняття, списання. Її не можна підмінити з форми: система рахує її сама.

2. Підрахувати факт

1. У рядку документа зі статусом «Відкрита» натисніть іконку Рахувати.
2. По кожній позиції введіть фактичну кількість (що порахували на полицях).
3. Система підсвічує різницю: надлишок або нестача.
4. Якщо товар на складі належить кільком ТОВ (або це надлишок товару, якого на складі немає), під різницею зʼявляється поле «Чия розбіжність» — оберіть ТОВ. Без цього документ не подати на погодження: чию нестачу чи надлишок записати, вирішує комісія, а не система.

3. Подати на погодження

Коли заповнено факт по всіх позиціях, кнопка Відправити на погодження стає активною. Документ переходить у статус «На погодженні» і потрапляє до менеджера у Вхідні.

4. Погодження менеджером

Менеджер переглядає розбіжності у Вхідних і:

• затверджує — залишок у системі зводиться точно до порахованого факту (статус «Затверджено»);
• відхиляє — з коментарем (статус «Відхилено»); комірник може перерахувати і подати знову.

Фільтри

Над списком — статус (у дужках кількість), період (з — по) і кнопка Фільтри з полями Склад, Створив, Редагував. Пошук шукає за номером, складом і товаром у позиціях; Номер і Дата сортуються кліком по заголовку.

Статуси

Статус	Значення
Відкрита	Документ створено, триває підрахунок
На погодженні	Факт заповнено, очікує менеджера
Затверджено	Розбіжності прийнято, залишки скориговано
Відхилено	Менеджер повернув на перерахунок (з коментарем)

Поради

• Проводьте інвентаризацію, коли склад не видає матеріали активно.
• Фіксуйте причини значних розбіжностей у коментарях.

Після затвердження залишки змінюються

Переконайтесь, що підрахунок завершений, перш ніж подавати на погодження.